Com realitzar reunions efectives a l’empresa
En el dia a dia de l’empresa, per poder-la gestionar correctament, les reunions són necessàries a fi de mantenir la comunicació en la mateixa i poder realitzar els treballs en equip. Aquestes, són tan necessàries com qualsevol altre activitat clau en l’empresa; ja que en elles es prenen decisions, es solucionen problemes, s’intercanvia informació i es planifica.
Per tal de que les reunions de treball siguin efectives i no es converteixin en una pèrdua de temps, cal seguir unes determinades pautes:
- Planificar la reunió: definir els objectius de la reunió, determinar les persones que han d’assistir-hi i procedir a la seva convocatòria.
- Determinar el temps màxim de la durada de la reunió: determinar els temes a tractar en relació a l’objectiu marcat. Concretar el temps màxim a destinar per a tractar cada un dels temes.
- Determinar la persona que liderarà la reunió: la qual farà la tasca de moderador i controlador dels temps assignats i vetllarà perquè la reunió no es desviï de l’ordre del dia programat. També involucrarà a tots els assistents a la reunió en els temes que es tracten.
- Resumir els temes tractats: fer una descripció de les accions a prendre, recollir qui serà el responsable de dur-les a terme, així com el temps límit d’execució marcat. Caldrà enviar-ne una copia a tots els assistents.
Aquests serien els passos bàsics per poder realitzar reunions de treball mínimament efectives.
